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Quel ATS

Changer d’outil

Que faut-il reprendre et que faut-il laisser ?

Pour qui : Votre export arrive, ou va arriver. Vous hésitez à tout importer par prudence, ou à faire le tri alors que vous ne connaissez pas tous les dossiers.

Recréez dans le nouvel outil les postes qui dureront au-delà de la fin du parallèle, avec leurs candidats en cours. Reprenez aussi le vivier encore dans la durée que vous avez fixée, et vos modèles. Les autres postes ouverts finissent dans l’ancien outil, et le reste n’entre pas dans le nouveau.

Ce qui reste n’a pas tout le même sort. Une partie se supprime. Une autre peut aller dans une archive de preuve, séparée, si vous en avez évalué la nécessité.

Notre avis

Reprenez trois choses : les postes qui dureront après la fin du parallèle, avec leurs candidats, le vivier encore dans la durée que vous avez fixée, vos modèles. Les autres postes ouverts se terminent dans l’ancien outil. Laissez le reste hors du nouvel outil.

Pourquoi

  • La CNIL demande de supprimer ou d’isoler ce qui n’a plus d’usage actif : une migration est le bon moment.
  • Workable recommande lui-même de limiter le fichier aux candidats à garder, et écrit que toute l’ancienne base n’est peut-être pas utile.
  • Un dossier repris sans date ni base légale vous expose plus qu’un dossier laissé.

Ce qui change le choix

Audit ou contentieux en cours : gardez une archive complète pour ce dossier, à part, avec accès restreint. Peu d’historique : repartez vide.

L’ordre à suivre

  1. Postes qui dureront après la fin du parallèle, et leurs candidats en cours
  2. Vivier dans la durée fixée, avec un accord ou une information du candidat que vous pouvez montrer
  3. Modèles d’annonces, de messages et de grilles
  4. Le reste : archive probatoire séparée ou suppression

Que décider, dossier par dossier ?

Le tableau va de ce qui passe sans discussion à ce qui ne passe pas. Le vivier désigne ici les candidats gardés pour de futurs postes.

Tri avant import
Ce que vous trouvezSort proposéRaison
Candidats sur un poste encore ouvertFinir dans l’ancien outil, ou recréer dans le nouveau si le poste dure après la fin du parallèleLe recrutement est en cours
Vivier dans votre durée, avec un accord ou une information du candidat que vous pouvez montrerReprendre, avec la date du dernier contactL’usage reste justifié
Modèles d’annonces, de messages, grilles d’entretienReprendreAucune donnée de candidat, gain immédiat
Vivier hors durée, ou sans accord ni information que vous puissiez montrerNe pas reprendreRien ne justifie le transfert
Candidats non retenus hors vivierArchive de preuve si nécessaire, sinon suppressionLa CNIL parle d’informations strictement nécessaires
Candidats embauchésNe pas reprendre dans l’ATSLa CNIL rattache ces données à la gestion du personnel
Justificatifs, comme les diplômesNe pas reprendreLa CNIL les cite comme inutiles en base active une fois le recrutement fini
Statistiques passéesExporter un rapport chiffré, à partUn import ne reconstruit pas forcément vos rapports

Pourquoi ne pas tout importer par prudence ?

Parce que la prudence se trouve dans le tri. La CNIL rappelle que les données doivent être conservées pour une durée nécessaire à leur usage, et qu’une archive ne se justifie pas automatiquement. Importer un dossier revient à décider de le traiter encore.

Les éditeurs le disent aussi, pour d’autres raisons. Workable recommande de limiter le fichier aux candidats à conserver. Greenhouse prévient que des données historiques peuvent limiter le reporting et conseille de les ranger dans un poste à part. Teamtailor ajoute les doublons comme profils séparés, à fusionner ensuite à la main. Workable précise aussi qu’un import n’alimente ni un poste publié ni un vivier : les candidats arrivent dans des postes archivés créés pour l’occasion, et Teamtailor range lui aussi les postes importés en archivés. Un poste qui continue se recrée donc dans le nouvel outil : demandez où arriveront ses candidats et votre vivier.

Comment traiter l’archive de preuve ?

Elle n’entre pas dans le nouvel ATS. Le référentiel de la CNIL prévoit, pour les actions en discrimination, jusqu’à cinq ans à compter de la date où le poste a été pourvu. Le guide précise que cet archivage n’est ni systématique ni automatique, qu’il se réserve à des personnes habilitées et aux seules informations nécessaires.

Faites ce tri avant que l’ancien éditeur ne détruise les données. La page sur la durée de conservation détaille le repère de deux ans, et celle sur la suppression explique comment clore le dossier.

Limites de cette page

Ce tri est notre méthode. Nous n’avons trouvé aucun texte de la CNIL sur les migrations d’ATS dans ce que nous avons lu le 5 novembre 2026. Le guide lu date de 2023 et une version plus récente peut exister. Pour un contentieux ou un audit, faites valider le périmètre de l’archive par votre conseil.

Prochaine action

Prenez votre export d’essai et classez chaque catégorie dans le tableau. Si un audit est en cours, sortez d’abord ce dossier et mettez-le à part.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide recrutement de la CNIL (publié le 30 janvier 2023), référentiel des durées de la CNIL (mis à jour le 20 mai 2026), aides d’import de Workable, Teamtailor et Greenhouse.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.