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Quel ATS

Changer d’outil

Faut-il redemander l’accord des candidats avant la migration ?

Pour qui : Vous allez transférer votre vivier, les candidats gardés pour de futurs postes, vers un nouvel ATS. Vous vous demandez s’il faut écrire à tout le monde avant.

Non, le seul changement d’outil n’impose pas à notre lecture un nouvel accord général. Nous n’avons trouvé aucun texte de la CNIL sur ce cas précis : c’est une déduction, à faire valider si l’enjeu le justifie.

La migration oblige en revanche à répondre à une question simple pour chaque groupe de candidats : sur quelle base légale les gardez-vous, et pouvez-vous le montrer ? Cette base est soit l’accord du candidat, soit l’intérêt légitime de l’entreprise, avec une information et un droit de s’opposer. Sans réponse, ne reprenez pas ce groupe.

Notre avis

Non, pas du seul fait de la bascule : c’est notre lecture, sans texte de la CNIL sur ce cas précis. Le consentement est recommandé pour le vivier sans être la seule base. Écrivez la base de chaque groupe et informez les candidats.

Pourquoi

  • La CNIL recommande de demander le consentement et admet l’intérêt légitime avec information expresse et opposition simple.
  • Le nouvel outil change le prestataire, l’usage reste le même : c’est la raison de notre position.
  • Un candidat sans trace d’accord ni d’information n’a rien à faire dans un nouvel outil tant que vous n’avez pas réglé ce point.

Ce qui change le choix

Si votre usage change, la conclusion change. Le guide de la CNIL traite un vivier comme un traitement distinct, et une nouvelle finalité appelle une nouvelle analyse.

L’ordre à suivre

  1. Consentement tracé et durée en cours : reprendre et mettre à jour l’information
  2. Intérêt légitime avec information et opposition tracées : reprendre et informer
  3. Durée écoulée : redemander ou laisser
  4. Aucune trace : ne pas reprendre, ou demander avant de reprendre

Quel sort pour chaque groupe de candidats ?

Commencez par une extraction : qui a dit oui, qui a été informé, et quand. Le tableau va du cas le plus simple au plus délicat.

Tri du vivier avant import
Ce que vous pouvez montrerCe que nous proposonsCe qui reste à faire
Consentement daté, durée en coursReprendreConserver la preuve et la date dans le nouvel outil
Information donnée, opposition possible, durée en coursReprendreVérifier que l’opposition reste simple dans le nouvel outil
Consentement ou information, durée écouléeRedemander, ou laisserLa CNIL prévoit un nouveau consentement, pour deux ans au maximum
Candidature spontanée reçue sans poste ouvert, ou inscription faite par le candidat dans votre vivierReprendre, dans votre duréeLa CNIL juge possible de considérer que le candidat a consenti par cette démarche : gardez sa date
Rien de traçableNe pas reprendreÉcrire avant de reprendre, si le profil le justifie

Consentement ou intérêt légitime : que change le choix ?

La CNIL recommande le consentement, libre, spécifique et explicite, pour intégrer un dossier à un vivier. Elle précise que c’est une évolution, puisqu’elle recommandait auparavant l’intérêt légitime, et qu’elle tiendra compte du temps d’adaptation pour les viviers déjà constitués sur cette base. Elle admet aussi l’intérêt légitime, à condition que le candidat soit expressément informé et puisse s’opposer simplement, sans justification.

Ce choix a des effets. La CNIL propose ses bases à titre indicatif et demande d’en retenir une seule par usage. Le droit à la portabilité, qui permet au candidat de récupérer ses données pour les transmettre ailleurs, n’existe selon elle que sur le consentement ou l’exécution du contrat, donc pas sur l’intérêt légitime. Elle rappelle aussi que le consentement ne peut pas fonder les opérations mêmes de recrutement, puisqu’un refus pourrait peser sur les chances du candidat.

Écrivez votre choix dans le registre. Il vous évitera une nouvelle question au prochain changement d’outil.

Faut-il tout de même informer les candidats ?

Regardez vos mentions d’information. L’article 13 du RGPD fait figurer les destinataires des données parmi les informations données à la personne. Si vos mentions nomment l’ancien éditeur ou ses sous-traitants, mettez-les à jour avec le nouveau. À notre lecture, une information suffit ici si l’usage reste le même, et elle se justifie d’autant plus que vous avez retenu l’intérêt légitime.

Votre import peut écrire à votre place

Vérifiez ce point avant le chargement, car un message envoyé ne se rattrape pas.

Greenhouse annonce un e-mail automatique d’information RGPD aux candidats importés en statut Hired ou Rejected, sauf règles désactivées. Workable crée les candidats comme « sourced », c’est-à-dire approchés, et son e-mail de notification n’est pas personnalisable ; les candidats peuvent s’en servir pour supprimer eux-mêmes leurs données. Teamtailor propose un envoi automatique de demande d’accord, avec un délai au choix, ou un envoi manuel d’une demande d’accord ou d’une information sur le droit de s’opposer.

Demandez à votre éditeur quels messages partent, à qui et quand, puis décidez du texte.

Limites de cette page

Aucun texte de la CNIL lu ne traite du changement d’ATS : notre réponse est une déduction à partir du guide, dont la version lue date de 2023. Une version plus récente peut exister. Le même guide écrit ailleurs qu’un consentement ne se déduit pas d’une communication spontanée de données : pour une candidature spontanée reprise, gardez sa date et informez le candidat. Cas particulier ou doute sur la base : faites valider par votre délégué à la protection des données ou un conseil. Cette page ne remplace pas ce conseil.

Prochaine action

Listez vos groupes de candidats, écrivez la base de chacun et retirez de l’import ceux que vous ne pouvez pas justifier. Si votre usage change, reprenez l’analyse avant toute reprise.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide recrutement de la CNIL (publié le 30 janvier 2023), référentiel des durées de la CNIL (mis à jour le 20 mai 2026), articles 6, 13 et 20 du RGPD tels que reproduits par la CNIL, aides d’import de Workable, Teamtailor et Greenhouse.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.