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Quel ATS

Changer d’outil

Combien de temps conserver les candidats dans un ATS ?

Pour qui : Vous préparez une reprise, ou vous découvrez des candidatures anciennes dans votre outil. Vous voulez une durée à appliquer sans inventer de règle.

Fixez une durée pour chaque usage, écrivez-la et appliquez-la. Pour un vivier, c’est-à-dire les candidats gardés pour de futurs postes, le repère de la CNIL est de deux ans au plus après le dernier contact.

Ce repère n’est pas une frontière légale. Vous pouvez faire autrement en justifiant votre choix. Vous ne pouvez pas garder sans raison ni date de fin.

Notre avis

Fixez votre durée par usage et écrivez-la. Pour un vivier, partez du repère de la CNIL : deux ans au plus après le dernier contact, moins si le type de poste le justifie.

Pourquoi

  • L’article 5 du RGPD limite la conservation à la durée nécessaire et ne donne aucun chiffre.
  • La CNIL permet de s’éloigner de son repère, à condition de documenter et de justifier le choix.
  • La même CNIL juge cinq ans en principe excessifs pour alimenter un vivier.

Ce qui change le choix

Une autre finalité change la durée : l’archive de preuve suit une autre logique, et un texte sectoriel peut imposer autre chose. Les agences d’intérim ont aussi un traitement à part dans le guide, et ce cas sort de notre lecture.

L’ordre à suivre

  1. Écrire une durée par usage
  2. Partir du repère de deux ans pour le vivier, ou moins selon le poste
  3. Justifier par écrit toute durée supérieure
  4. Faire appliquer la durée par l’outil, et vérifier après import

Quelle durée pour quel usage ?

Le vivier n’est que l’un de ces usages. Le point de départ compte autant que le chiffre.

Repères lus le 5 novembre 2026
UsageRepèrePoint de départSupport
Candidature en coursLe temps de la procédureJusqu’au résultatRéférentiel 2026 (recommandation)
Expliquer un refusJusqu’à trois moisFin du processusGuide 2023, non repris dans le référentiel
Vivier ou CVthèqueJusqu’à deux ansDernier contactRéférentiel 2026 et guide 2023 (recommandation)
Preuve en cas d’action en discriminationCinq ans, en archive séparéeDate où le poste a été pourvuRéférentiel 2026, qui renvoie à l’article L.1134-5

Pourquoi deux ans ne sont-ils ni une limite légale ni un objectif ?

Le guide de la CNIL écrit que ses durées ne sont qu’un point de repère, dont le recruteur peut s’éloigner en documentant et en justifiant son choix. Le référentiel de 2026 classe cette ligne en recommandation.

Le repère ne donne pas non plus deux ans automatiques. La CNIL demande une durée raisonnable selon le type de poste. Elle cite le cas d’un emploi saisonnier ou étudiant, gardé pour recontacter la personne l’année suivante. À l’autre bout, elle juge cinq ans en principe excessifs pour un vivier.

À l’échéance, la CNIL prévoit de redemander le consentement, pour deux ans au maximum. Le guide n’explique pas comment tracer cette relance : gardez la date et la réponse.

Un import peut-il remettre le compteur à zéro ?

Oui, et c’est le piège propre à une migration. Teamtailor indique qu’un import standard prend comme date de création celle de l’import, et que ses règles de permission s’appliquent à partir de là. Un import personnalisé peut reprendre votre propre date.

Chez Workable, pour les candidats importés que ses règles RGPD visent, c’est-à-dire placés dans un poste avec une localisation, le décompte de 30 jours avant suppression part de la date « Created at » que vous fournissez, sinon de la date d’import. Flatchr annonce supprimer au bout d’un an les candidatures sans consentement issues du sourcing ou d’un import.

Un candidat dont le dernier contact remonte à vingt mois peut donc paraître neuf, ou disparaître plus tôt que prévu. Avant d’importer, ajoutez une colonne avec la date du dernier contact et demandez où elle sera rangée.

Comment écrire et appliquer votre durée ?

La CNIL demande d’inscrire la durée au registre et dans les mentions d’information, puis de prévoir des mesures pour supprimer régulièrement. Une ligne suffit par usage : usage, durée, point de départ, raison, responsable.

L’outil peut aider. Teamtailor documente des règles de suppression automatique et une durée de validité des permissions. Une fonction de ce type reste un réglage à vérifier : elle ne vaut pas conformité.

Limites de cette page

Le guide lu date de janvier 2023. Le référentiel signale une mise à jour de ses lignes au 29 janvier 2026 et une version plus récente du guide peut exister : nous ne l’avons pas lue. Les trois mois viennent de ce guide et ne figurent pas dans le référentiel. Sur le point de départ des cinq ans, le guide de 2023 parle de la décision d’embauche et le référentiel de la date où le poste a été pourvu ; l’action légale, selon le guide, se prescrit à compter de la révélation de la discrimination. L’article L.1134-5, lu sur le Code du travail numérique, fixe la prescription à cinq ans à compter de la révélation de la discrimination. Le référentiel classe aussi la ligne des cinq ans sous l’étiquette « obligation », alors que le guide écrit que l’archivage intermédiaire n’est ni systématique ni automatique : si un contentieux est possible, faites trancher ce point par votre conseil.

Prochaine action

Écrivez une ligne par usage dans votre registre, avec la durée, le point de départ et la raison. Si une archive de preuve ou un texte sectoriel vous concerne, traitez-les sur une ligne à part.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide recrutement de la CNIL (publié le 30 janvier 2023), référentiel des durées de la CNIL (publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026), article 5 du RGPD tel que reproduit par la CNIL, aides de Teamtailor, Workable et Flatchr.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.