Changer d’outil
Comment s’assurer que l’ancien éditeur a supprimé vos données ?
Pour qui : Le nouvel outil tourne et l’ancien contrat se termine. Vous voulez être sûr que les données des candidats ne traînent plus chez l’ancien éditeur.
Demandez une attestation écrite à l’ancien éditeur, après avoir vérifié la reprise et isolé ce qui sert de preuve. Un éditeur qui héberge vos données agit en principe comme sous-traitant selon la CNIL, c’est-à-dire qu’il traite les données pour votre compte, à vérifier au cas par cas : l’article 28 du RGPD encadre alors la fin de la prestation.
Nous ne pouvons pas contrôler une suppression à votre place. Vous-même ne le pourrez guère, sauf par l’audit que prévoit l’article 28, point h). L’écrit reste votre meilleure preuve.
Notre avis
Demandez une attestation écrite et mettez d’abord à part ce que vous gardez à titre de preuve. C’est la dernière étape, et la seule sans retour.
Pourquoi
- L’article 28 du RGPD prévoit ce choix entre suppression et renvoi à la fin de la prestation, et l’accès aux informations qui démontrent le respect de ces obligations.
- Les clauses lues donnent des délais très différents, de quelques jours après la fin chez Nicoka à douze mois chez Taleez.
- Une destruction faite trop tôt ne se rattrape pas : l’ordre compte.
Ce qui change le choix
Nous ne voyons pas de cas où se dispenser de la demande. Si un contentieux ou un audit est ouvert, attendez d’avoir mis ce dossier à part. Si l’éditeur n’est pas votre sous-traitant, ce cadre ne s’applique pas tel quel.
L’ordre à suivre
- Vérifier la reprise dans le nouvel outil
- Isoler ce qui est gardé à titre de preuve
- Envoyer l’instruction de suppression
- Obtenir une attestation datée
Que prévoient les clauses que nous avons lues ?
Le tableau va de l’engagement le plus précis sur la confirmation à la formule la plus ouverte. Regardez qui décide et quand.
| Éditeur | Clause | Confirmation écrite |
|---|---|---|
| Taleez | Conservation 12 mois au maximum après la fin, puis suppression | Oui, sur simple demande |
| Nicoka | Données détruites à l’issue des délais de réversibilité (article 14.2) ; sur demande écrite, retour ou destruction sous quinze jours ouvrés (article 14.1) | Oui : l’éditeur « peut » certifier la destruction, sur demande écrite |
| Teamtailor | Instruction sous 30 jours, exécution sous 60 jours ; suppression sous 60 jours sans instruction ; certains sous-traitants gardent jusqu’à 30 jours de plus | Non précisée dans ce passage |
| Recruitee (Tellent) | Tellent « peut » supprimer 30 jours calendaires après la résiliation | Non précisée dans ce passage |
| Flatchr | Documents disponibles six mois au plus, puis détruits | Non précisée dans ce passage |
Que faire avant d’écrire ?
Vérifiez d’abord la reprise sur un échantillon et gardez le fichier final à part. Mettez ensuite de côté ce qui sert de preuve. Le référentiel de la CNIL prévoit cinq ans à compter de la date où le poste a été pourvu pour d’éventuelles actions en discrimination. Le guide n’en fait pas une règle automatique : ne gardez que l’utile, accessible à des personnes habilitées.
Cette archive ne doit pas rester chez l’ancien éditeur sans accord écrit, puisqu’il va supprimer.
Que doit contenir votre demande ?
Envoyez-la par le canal prévu au contrat, et gardez l’accusé de réception.
- Citer le contrat et la date de fin. Les références permettent de retrouver le compte.
- Donner l’instruction. Suppression de toutes les données personnelles, copies comprises, sous réserve de ce que la loi l’oblige à garder.
- Demander une date. La date prévue pour la suppression effective, y compris chez ses sous-traitants.
- Poser la question des sauvegardes. Teamtailor indique que ses sauvegardes sont en général gardées dix jours ; nous n’avons pas trouvé de durée dans les autres clauses lues le 5 novembre 2026. Demandez-la.
- Demander une attestation datée. Signée, avec le périmètre supprimé et ce qui reste éventuellement conservé, avec sa raison.
Sur quels textes appuyer cette demande ?
L’article 28 du RGPD, lu dans la reproduction publiée par la CNIL, prévoit que le sous-traitant supprime les données ou les renvoie au terme de la prestation, selon le choix du responsable de traitement, et détruit les copies, sauf obligation légale de conservation. Il prévoit aussi de mettre à disposition les informations qui démontrent le respect de ces obligations.
Nous en déduisons qu’une attestation est une demande légitime. Le texte ne prononce pas ce mot. Si votre service relève du Data Act, l’article 25, lu sur Springlex, un site tiers, prévoit aussi une clause d’effacement après la récupération.
Limites de cette page
Une attestation prouve qu’un éditeur a déclaré supprimer, sans permettre de le vérifier techniquement. Les conditions lues peuvent différer de votre contrat, notamment votre accord de sous-traitance. Le Journal officiel n’a été lu ni pour le RGPD ni pour le Data Act. En cas de refus, consultez votre délégué à la protection des données ou un conseil.
Prochaine action
Vérifiez la reprise, mettez la preuve à part, puis envoyez la demande en citant votre contrat. Si un contentieux est ouvert, sortez d’abord ce dossier.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : article 28 du RGPD tel que reproduit par la CNIL, guide recrutement de la CNIL (publié le 30 janvier 2023), référentiel des durées de la CNIL, conditions de Taleez, Teamtailor, Tellent, Flatchr et Nicoka, article 25 du Data Act reproduit sur Springlex, un site tiers.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.
Fait lu. Le responsable de traitement choisit entre suppression et renvoi en fin de prestation, et le sous-traitant détruit les copies, sauf conservation exigée par le droit.
Portée : RGPD, article 28, paragraphe 3, point g), reproduit par la CNIL.
Réserve : Non confronté au Journal officiel.
- CNIL : RGPD, chapitre IV non datée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Fait lu. Le sous-traitant met à disposition du client les informations démontrant le respect de ses obligations.
Portée : RGPD, article 28, paragraphe 3, point h), reproduit par la CNIL.
Réserve : Le texte ne parle pas d’attestation.
- CNIL : RGPD, chapitre IV non datée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Fait lu. Le guide de la CNIL range l’hébergement cloud pour le compte du client du côté du sous-traitant, en renvoyant à une analyse au cas par cas.
Portée : France, guide de 2023.
Réserve : Ne qualifie aucun éditeur nommé.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Taleez conserve les données douze mois au plus après la fin du contrat et confirme la suppression par écrit sur demande.
Portée : Version 2026-3, article 14.
Réserve : Conditions en ligne.
- Taleez : Conditions Générales de Vente de Services Version 2026-3, en vigueur au 15 septembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Teamtailor supprime sous 60 jours après la fin, avec ou sans instruction, et certains de ses sous-traitants gardent jusqu’à 30 jours après suppression.
Portée : Conditions du 2 mai 2026, accord de traitement.
Réserve : Ces 30 jours visent certaines fonctions.
- Teamtailor : Terms and conditions Last update: May 2, 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Tellent se réserve la faculté de supprimer le contenu du client 30 jours calendaires après la résiliation.
Portée : Conditions du 15 juin 2026, article 12.2.
Réserve : La clause dit « may », sans engagement de date.
- Tellent : Terms & Conditions Last modified: 15th of June 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Flatchr détruit les documents au plus tard six mois après l’arrêt de l’abonnement.
Portée : Conditions de février 2026, article 17.
Réserve : Déclaration, non vérifiée.
- Flatchr : Conditions générales de services Février 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Nicoka détruit les données hébergées une fois écoulés les délais de réversibilité.
Portée : Conditions réf. 2025_001, article 14.2.
Réserve : Application à CABS non écrite.
- Nicoka : Conditions générales de services réf. 2025_001, date non affichée dans les passages lus. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. L’archive de preuve figure au référentiel pour cinq ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu.
Portée : France, ligne mise à jour au 29 janvier 2026.
Réserve : Article L.1134-5 non lu directement.
- CNIL : Référentiel : les durées de conservation des données à caractère personnel, gestion des ressources humaines Publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Selon le guide, l’archivage intermédiaire n’a rien de systématique et se limite aux informations nécessaires.
Portée : France, guide de 2023.
Réserve : Ne dresse pas la liste des pièces.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article 25 reproduit par Springlex demande une clause garantissant l’effacement intégral après la récupération.
Portée : Article 25, paragraphe 2, point h).
Réserve : Reproduction par un tiers. Application aux ATS déduite.
- Springlex (tiers) : Data Act, article 25 : clauses contractuelles concernant le changement de fournisseur Indique OJ L 2023/2854 du 22.12.2023. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Notre calcul ou déduction. Demander une attestation se déduit du devoir d’information de l’article 28, sans que ce texte la nomme.
Portée : Raisonnement de Quel ATS.
Réserve : Pas une position d’autorité.
- CNIL : RGPD, chapitre IV non datée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Déclaration de l’éditeur. L’accord de traitement de Teamtailor indique qu’une donnée supprimée dans l’application ne subsiste que dans les sauvegardes, conservées en général dix jours.
Portée : Conditions et accord de traitement publics de Teamtailor.
Réserve : « En général » : demandez la durée applicable.
- Teamtailor : Terms and conditions Last update: May 2, 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Selon l’article 14.1 de ses conditions, Nicoka peut, sur demande écrite et expresse du client, détruire les données dans les quinze jours ouvrés suivant le terme et certifier cette destruction.
Portée : Conditions générales publiques de Nicoka.
Réserve : Formulé « peut » ; l’article 14.2 donne un autre délai.
- Nicoka : Conditions générales de services réf. 2025_001, date non affichée dans les passages lus. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. L’article 28, paragraphe 3, point h), du RGPD prévoit que le sous-traitant permet la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un auditeur qu’il mandate.
Portée : Reproduction du RGPD publiée par la CNIL.
Réserve : Le contrat fixe les modalités : Teamtailor demande un préavis écrit de 30 jours.
- CNIL : RGPD, chapitre IV non datée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.