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Quel ATS

Interne ou cabinet

Combien de temps un cabinet peut-il garder un candidat ?

Pour qui : Vous avez une base de candidats construite sur plusieurs années. Vous devez écrire votre durée de conservation, ou vérifier celle que votre outil applique.

Il n’existe pas, dans ce que nous avons lu, une durée unique qui règle tout. La CNIL recommande de ne pas dépasser en principe deux ans après le dernier contact pour un vivier, un fichier de candidats à recontacter. Le Code du travail, dans la reproduction que nous avons lue, fixe six ans au plus après l’enregistrement pour les organismes privés de placement.

À vous de fixer votre durée, d’en informer les candidats et de purger. Nous vous conseillons d’appliquer la première date atteinte.

Notre avis

Écrivez votre durée. Par prudence, nous appliquerions la première date atteinte entre deux ans après le dernier contact et six ans après l’enregistrement. C’est un avis et non une règle, car aucun texte lu ne dit comment ces deux durées s’articulent pour un cabinet donné.

Pourquoi

  • La CNIL recommande une durée raisonnable selon le type de poste, sans dépasser en principe deux ans après le dernier contact, et son référentiel de 2026 vise aussi les intermédiaires.
  • L’article R. 5323-11 reproduit interdit de garder les données au-delà de six ans après leur enregistrement, dans un traitement mis en œuvre par les organismes privés de placement.
  • Le guide demande de documenter la durée, de l’indiquer aux candidats et de supprimer les données à son terme.

Ce qui change le choix

Votre DPO ou votre conseil identifie une autre obligation pour votre activité, ou une raison de retenir un autre calcul : documentez-la et suivez son analyse.

L’ordre à suivre

  1. Écrire la durée du vivier, avec le repère de la CNIL.
  2. Vérifier aussi la date d’enregistrement.
  3. Séparer l’archive de preuve de la base active.

Trois durées qui n’ont ni le même statut ni le même départ

Ne les additionnez pas et ne les confondez pas.

Durées lues le 5 novembre 2026
DuréePoint de départStatutSource
2 ansDernier contact avec le candidat non retenuRecommandation pour un vivierCNIL, référentiel de 2026 et guide de 2023
6 ans au plusEnregistrement des donnéesArticle reproduit, visant les traitements des organismes privés de placementR. 5323-11, Code du travail numérique, mise à jour affichée du 1er mai 2008
5 ans, en archiveDate à laquelle le poste a été pourvuArchivage de preuve contre une action en discriminationCNIL, référentiel, en renvoi à L. 1134-5

Le dernier contact ne repousse pas tout

Exemple fictif : une personne est enregistrée le 1er février 2024, et votre dernier contact a lieu le 10 mars 2029. Le repère de la CNIL mène au 10 mars 2031. Les six ans après l’enregistrement mènent au 1er février 2030. La seconde date arrive avant la première, et c’est celle que nous retiendrions.

Nous n’avons pas lu si un nouvel accord de la personne ou une nouvelle inscription ferait repartir le délai de six ans. Le guide admet de renouveler la durée de la CNIL en redemandant le consentement. Il ne dit rien de l’article R. 5323-11. Posez la question à votre conseil, et gardez deux champs dans votre outil : la date d’enregistrement et la date du dernier contact.

Quelle base légale pour garder ce candidat ?

Le guide présente le consentement comme une base possible pour un vivier. Il admet qu’une personne qui demande elle-même à rejoindre le vivier d’un cabinet peut être considérée comme ayant consenti. Il précise ailleurs que le consentement suppose une action positive et ne se déduit pas d’une absence d’opposition : gardez la trace de cette inscription. Pour un candidat non retenu, il recommande de recueillir son consentement. Il décrit aussi le recours à l’intérêt légitime, à condition d’informer et de permettre une opposition facile, sans justification. Il écrit ce passage pour l’employeur, et son extension à tout cabinet n’y figure pas. Le profil trouvé sur un réseau professionnel a sa propre page.

L’archive de preuve n’est pas un vivier

Le référentiel admet cinq ans en archivage intermédiaire, à des fins probatoires. L’article L. 1134-5 lu en reproduction fixe à cinq ans, à compter de la révélation de la discrimination, la prescription de l’action en réparation. Le guide ne permet de garder en archive que les informations strictement nécessaires à cette preuve. Il demande de séparer archive et base active. Un dossier archivé ne doit donc plus servir à proposer des postes.

Écrire et appliquer votre durée

Le guide demande trois choses : documenter la démarche, inscrire la durée au registre des traitements et la communiquer aux candidats. Il demande aussi des mesures pour supprimer régulièrement. Certains éditeurs annoncent une suppression automatique : Nicoka la décrit selon une période définie, Beetween déclare 24 mois après réception sauf prolongation. Vérifiez à partir de quelle date votre outil compte, et si l’archive de preuve est prévue.

Limites de cette page

Les deux durées ne sont pas articulées par un texte que nous ayons lu. R. 5323-11 a été lu sur le Code du travail numérique, sans Légifrance, et sa date affichée précède la réforme de 2010. La recommandation de la CNIL n’est pas une durée légale. Nous ne disons pas laquelle s’applique à votre cabinet : votre DPO ou un conseil peut le faire.

Prochaine action

Écrivez votre durée sur une page, avec son point de départ et sa raison, puis indiquez-la dans votre mention d’information. Ajoutez les deux champs de date dans votre outil, séparez l’archive de preuve de la base active, puis lancez une première purge. Si une autre obligation s’applique à votre activité, documentez-la et suivez-la.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : référentiel de la CNIL sur les durées en ressources humaines, publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026 ; guide de la CNIL du 30 janvier 2023, fiches 1, 4 et 9 ; articles R. 5323-11 et L. 1134-5 sur le Code du travail numérique, sans confrontation à Légifrance.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.

  • Fait lu. Le référentiel de 2026 indique jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu pour une CV-thèque, en visant les intermédiaires tels que les cabinets, avec le statut de recommandation.

    Portée : Référentiel publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026, ligne datée du 29 janvier 2026, p. 3.

    Réserve : Recommandation, pas une durée légale.

  • Fait lu. Le guide recommande une durée raisonnable selon le poste, sans dépasser deux ans après le dernier contact, et juge en principe excessif cinq ans pour alimenter un vivier à partir de candidats écartés.

    Portée : Guide CNIL du 30 janvier 2023, fiche 1, p. 5, et fiche 9, p. 51.

    Réserve : « En principe » : pas une interdiction absolue.

  • Fait lu. R. 5323-11 interdit de conserver au-delà de six ans à compter de leur enregistrement les données relatives aux personnes à la recherche d’un emploi, enregistrées dans un traitement mis en œuvre par les seuls organismes privés de placement.

    Portée : Reproduction, mise à jour affichée du 1er mai 2008.

    Réserve : Non confronté à Légifrance ; articulation avec la recommandation de la CNIL non lue.

  • Déclaration de l’éditeur. Bpifrance Création résume la même limite de six ans en 2023.

    Portée : Fiche mise à jour le 10 août 2023.

    Réserve : Résumé d’un opérateur public.

  • Fait lu. Le référentiel prévoit cinq ans d’archivage intermédiaire à des fins probatoires à compter de la date où le poste a été pourvu, pour les intermédiaires comme pour les employeurs, et renvoie à L. 1134-5.

    Portée : Référentiel de la CNIL, section Recrutement, p. 3.

    Réserve : Limité à la preuve.

  • Fait lu. L. 1134-5 fixe à cinq ans, à compter de la révélation de la discrimination, la prescription de l’action en réparation.

    Portée : Reproduction, mise à jour affichée du 1er janvier 2017.

    Réserve : Non confronté à Légifrance.

  • Fait lu. Le guide tient la demande d’une personne de rejoindre un vivier, par exemple en s’inscrivant dans un cabinet, pour un consentement possible, tout en exigeant une action positive et en refusant un consentement déduit d’une absence d’opposition ou de la communication spontanée de données ; il recommande le consentement pour un candidat non retenu et admet, pour l’employeur, l’intérêt légitime avec information et opposition facile.

    Portée : Guide CNIL, fiche 4, p. 26-27, et fiche 9, p. 51.

    Réserve : Extension de l’intérêt légitime à tout cabinet non écrite.

  • Fait lu. Le guide demande de documenter la durée, de l’inscrire au registre, de la communiquer, de séparer base active et intermédiaire et de supprimer régulièrement, et admet un renouvellement par nouveau consentement.

    Portée : Guide CNIL, fiche 9, p. 52.

    Réserve : Démarche de conformité décrite par la CNIL.

  • Déclaration de l’éditeur. Nicoka annonce une suppression automatique des profils expirés selon une période définie.

    Portée : Page RGPD de l’éditeur.

    Réserve : Durée par défaut non lue ; pas une preuve de conformité.

  • Déclaration de l’éditeur. Beetween déclare supprimer automatiquement les dossiers candidats 24 mois après réception, sauf prolongation demandée au candidat.

    Portée : Aide de l’éditeur.

    Réserve : Ne dit rien de l’export.

  • Notre calcul ou déduction. Avec un enregistrement au 1er février 2024 et un dernier contact au 10 mars 2029, les deux repères donnent le 10 mars 2031 et le 1er février 2030.

    Portée : Exemple fictif, dates inventées.

    Réserve : Ne dit pas quel texte s’applique ; effet d’une réinscription non lu.

  • Notre avis. Appliquer la première date atteinte est un avis de prudence.

    Portée : Cabinets français exerçant le placement.

    Réserve : Aucun texte lu ne l’impose.

    Daté du 5 novembre 2026.