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Quel ATS

Changer d’outil

Candidatures dans une boîte mail : comment les reprendre ?

Pour qui : Vos candidatures arrivent par e-mail, parfois dans plusieurs boîtes. Vous ouvrez un ATS et vous vous demandez si ces années de messages doivent suivre.

Reprenez les candidatures des postes ouverts. Comptez ensuite les candidatures encore en cours : avec le vivier que vous pouvez justifier, ce nombre donne la taille de la reprise.

Le reste de la boîte n’est pas un vivier, sauf pour les candidats qui ont accepté d’être recontactés, ont été informés de cette conservation ou ont envoyé une candidature spontanée quand aucun poste n’était ouvert. Tout le reste se supprime, hors ce que vous gardez à part à titre de preuve.

Notre avis

Reprenez les candidatures des postes encore ouverts et le seul vivier que vous pouvez justifier. Le reste ne passe pas dans l’ATS : il se supprime, ou part dans une archive séparée si vous avez une raison de garder une preuve.

Pourquoi

  • Une boîte mail ne contient ni statut, ni base, ni date de fin : il faudrait rouvrir chaque message pour décider.
  • Les candidats d’anciens postes n’ont, sauf exception, ni accepté ni été informés d’un vivier.
  • Les voies d’import lues partent d’un dossier de CV ou d’un tableau, ce qui demande déjà un tri.

Ce qui change le choix

Si un candidat a accepté d’être recontacté, a été informé de cette conservation avec la possibilité de s’opposer, ou a envoyé une candidature spontanée quand aucun poste n’était ouvert, traitez-le comme un vivier, avec la date du dernier contact. Si un contentieux est ouvert, isolez d’abord ce qui s’y rapporte. Nous ne voyons aucun cas où reprendre toute la boîte serait défendable.

L’ordre à suivre

  1. Postes ouverts : reprendre
  2. Candidats avec un accord, une information tracée ou une candidature spontanée : traiter comme un vivier.
  3. Preuve utile : archive séparée
  4. Tout le reste : supprimer, boîtes personnelles comprises

Comment procéder, boîte par boîte ?

Listez d’abord toutes les boîtes concernées : celle du recrutement, mais aussi celles des managers qui ont reçu des CV.

  1. Lister les postes ouverts. Une ligne par poste, avec son responsable. Le reste de la méthode en dépend.
  2. Créer un dossier par poste ouvert. Rangez-y les candidatures encore en cours.
  3. Compter les candidatures en cours. Ajoutez-y le vivier que vous pouvez justifier : vous avez la taille de la reprise.
  4. Sortir les CV de ces messages. Enregistrez-les dans un dossier par poste, avec un nom de fichier lisible.
  5. Importer. Dossier de CV ou tableau, selon ce que demande votre éditeur.
  6. Traiter le reste. Reprenez le vivier que vous pouvez justifier, mettez à part ce qui sert de preuve, puis supprimez le reste, y compris dans les boîtes des managers.

Peut-on importer directement depuis la messagerie ?

Nous n’avons pas trouvé cette voie dans les pages d’import lues le 5 novembre 2026, chez Recruitee, Teamtailor, Workable, Beetween, Greenhouse et Bullhorn. Notre lecture ne couvre pas tous les centres d’aide : posez la question à votre éditeur.

Les voies documentées partent d’un dossier ou d’un tableau. Recruitee oriente un dossier de CV vers son import groupé, avec lecture automatique des noms, e-mails et téléphones. Taleez annonce un import par liste de CV ou fichier ZIP. Workable peut extraire un nom depuis le CV lorsque le champ reste vide.

Une lecture automatique reste à vérifier, ligne par ligne si le poste est sensible : nous n’avons aucun taux d’erreur pour ces outils.

Et les anciennes candidatures ?

Elles se répartissent en trois groupes. Le premier sert de preuve : le référentiel de la CNIL prévoit une archive de cinq ans à compter de la date où le poste a été pourvu, pour d’éventuelles actions en discrimination. Le guide demande de n’y garder que l’utile et d’en limiter l’accès. Une boîte mail partagée ne remplit pas ces conditions.

Le deuxième groupe est le vivier, seulement si vous pouvez montrer un accord, ou une information avec possibilité de s’opposer. La CNIL juge aussi possible de considérer qu’une candidature spontanée, envoyée quand aucun poste n’était ouvert, vaut accord pour la garder en vivier, dans la durée fixée depuis le dernier contact. Le dernier groupe se supprime. La CNIL demande des mesures de suppression régulière une fois les durées épuisées.

Limites de cette page

Ces étapes sont notre méthode : nous n’avons pas testé d’import. La liste des éditeurs lus ne couvre pas tout le marché, et une absence dans notre lecture ne prouve pas l’absence d’une fonction. Le guide lu date de 2023.

Prochaine action

Listez vos postes ouverts, puis comptez les candidats encore en cours dans chaque boîte. Si un contentieux existe, isolez d’abord les messages concernés.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide recrutement et référentiel des durées de la CNIL, aides d’import de Recruitee, Teamtailor, Workable, Beetween, Greenhouse et Bullhorn, page de fonctionnalités de Taleez.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.