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Quel ATS

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Un tableur et un jobboard suffisent-ils encore ?

Pour qui : Vous suivez vos candidatures dans un fichier et vous publiez vos annonces directement sur un ou deux sites d’emploi. Vous voulez savoir si vous pouvez continuer ainsi, ou si vous prenez un risque sans le voir.

Oui, un tableur et un jobboard suffisent si une seule personne tient le fichier et si chaque candidat a une date de sortie écrite. Le nombre de lignes compte moins que ces deux conditions.

Ce choix a tout de même des règles. Vous restez responsable de ce fichier, et les sites d’emploi plafonnent ce qu’ils offrent en publication directe. Le test ci-dessous vous dit si vous êtes en ordre aujourd’hui.

Notre avis

Restez sur un tableur tant qu’une seule personne le tient et que chaque candidat y a une date de sortie. Passez le test du fichier aujourd’hui : il prend moins de temps qu’une démonstration.

Pourquoi

  • La CNIL vous demande de définir qui accède aux données et de supprimer régulièrement ce qui a dépassé sa durée, avec ou sans logiciel.
  • Les publications directes ont des plafonds déclarés, faciles à vérifier et suffisants pour un petit nombre d’annonces.
  • Un ATS réglerait la coordination, mais vous n’en avez pas de difficulté tant que vous êtes seul.

Ce qui change le choix

Un deuxième auteur dans le fichier, un manager qui attend une réponse ou un besoin de publier au-delà des plafonds rouvre la question. Un fichier sans date de fin ne justifie pas un achat : il demande une purge.

L’ordre à suivre

  1. Un seul auteur, des dates de fin écrites, aucun manager en attente : gardez le tableur.
  2. Un seul auteur, mais aucune date de fin : gardez le tableur et faites la purge aujourd’hui.
  3. Un deuxième auteur ou un manager qui attend un retour : ouvrez la question de l’outil.

Passez le test du fichier

Ouvrez votre fichier et répondez sans chercher longtemps. Une réponse manquante ne signifie pas qu’il faut un logiciel : elle indique quoi corriger d’abord.

  1. Qui a modifié le fichier le mois dernier ? Si la réponse dépasse une personne, ou si vous ne savez pas, comparez avec un candidat réel : son statut est-il à jour ? S’il ne l’est pas, la coordination a déjà cassé.
  2. Quelle durée de conservation avez-vous écrite ? Elle doit figurer quelque part, avec son point de départ. Ajoutez une colonne « à supprimer le » et remplissez-la.
  3. Quels candidats devez-vous supprimer aujourd’hui ? Triez sur cette colonne. Si des lignes sont dépassées, supprimez-les maintenant, sans attendre un outil.

Combien de temps garder une ligne ?

Les repères de la CNIL dépendent de ce que vous faites de la donnée. Ils peuvent être adaptés si vous documentez et justifiez votre choix, ce qui n’autorise pas à tout garder.

Repères de la CNIL pour un candidat non retenu
UsageRepèreCe que vous faites dans le fichier
Recrutement en coursLe temps de la procédure selon le référentiel de 2026 ; le guide de 2023 cite jusqu’à trois mois après la fin pour pouvoir expliquer un refusUne date de sortie à la fin du processus
Vivier, c’est-à-dire des candidats gardés pour de futurs postesEn principe, pas plus de deux ans après le dernier contact ; la CNIL recommande de demander l’accord du candidat, et admet à défaut qu’il soit informé et puisse s’opposer simplementUne date recalculée à chaque vrai contact
Preuve en cas d’action pour discriminationArchive de cinq ans à compter du poste pourvu, limitée au strict nécessaireHors du fichier de travail, accès restreint

Jusqu’où va la publication directe ?

Ces plafonds sont annoncés par chaque site et valent pour une publication directe, sans ATS. Revérifiez-les le jour où vous publiez.

Un point mérite attention si vous hésitez à connecter un outil plus tard : Indeed prévient qu’avoir aussi des offres venues d’un flux ou d’un ATS peut rendre une publication payante. Les agences ne sont pas éligibles aux comptes gratuits d’Indeed.

Publication gratuite annoncée, relevée le 5 novembre 2026
SitePlafond annoncéLimite à garder en tête
Indeed FranceJusqu’à trois offres par mois calendaire, 30 jours en ligne chacuneListe de conditions annoncée comme non exhaustive
LinkedInUne offre gratuite à la fois, active 14 jours au plusNombre limité sur 30 jours et plafond de candidatures, généralement entre 10 et 30
Hellowork0 € pour deux annonces au maximumTranche d’effectif concernée à vérifier sur la page ; cabinets, intérim et ESN sur devis

À quel moment le fichier cède-t-il ?

Le premier signal est un second auteur. Le fichier montre alors un état, sans dire sûrement qui a décidé quoi. La CNIL recommande un système de traçabilité des opérations lorsque le nombre de données traitées le justifie : c’est une recommandation, à apprécier selon votre fichier.

Le second signal est un manager qui attend. Si vos relances passent par des messages et que l’avis reste hors du dossier, vous avez deux sources de vérité. Pour vérifier si ce constat vaut pour votre organisation, reprenez vos derniers recrutements dans notre guide sur l’utilité d’un ATS.

Limites de cette page

Nous n’avons pas mesuré le coût de tenue d’un fichier ni ses erreurs. Le guide de la CNIL lu date de 2023, et le référentiel de 2026 ne reprend pas les trois mois dans sa ligne : vérifiez la version en ligne. Le délai de cinq ans s’appuie sur l’article L.1134-5 du code du travail, lu sur le Code du travail numérique et non sur Légifrance : il court à partir de la révélation de la discrimination, ce qui ne se confond pas avec la durée d’archivage repère de la CNIL. Cette page ne remplace pas un conseil pour une situation individuelle.

Prochaine action

Ajoutez aujourd’hui une colonne « à supprimer le », supprimez les lignes dépassées et notez qui écrit dans le fichier. Si vous êtes seul et à jour, restez ainsi. Si une deuxième personne y écrit, passez à la question du type d’outil.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide de la CNIL sur le recrutement (2023), référentiel de la CNIL sur les durées de conservation en ressources humaines (2026), pages d’Indeed, de LinkedIn et de Hellowork sur la publication gratuite.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.

  • Fait lu. Le recruteur doit définir les personnes habilitées à accéder aux données des candidats selon leurs attributions, d’après le guide de la CNIL.

    Portée : France, guide de 2023.

    Réserve : Ne vise aucun logiciel précis.

  • Fait lu. La CNIL demande des mesures techniques ou organisationnelles pour supprimer régulièrement les données une fois les durées épuisées.

    Portée : France, guide de 2023.

    Réserve : Le moyen est laissé au recruteur.

  • Fait lu. Selon la CNIL, le recruteur peut s’éloigner des durées recommandées s’il documente et justifie son choix.

    Portée : France, guide de 2023.

    Réserve : L’article 5 du RGPD reste applicable.

  • Fait lu. Le référentiel de 2026 reprend pour la CV-thèque jusqu’à deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu, et un archivage probatoire de cinq ans à compter du poste pourvu.

    Portée : France, employeurs et intermédiaires, référentiel mis à jour en 2026.

    Réserve : Recommandations et points de repère. Le délai légal de prescription court à partir de la révélation de la discrimination.

  • Fait lu. Le guide de 2023 mentionne jusqu’à trois mois après la fin du processus pour conserver une candidature non retenue, afin de pouvoir expliquer un refus.

    Portée : France, base active.

    Réserve : Le référentiel de 2026 parle du temps de la procédure, sans ce chiffre.

  • Déclaration de l’éditeur. Indeed France annonce trois offres gratuites par mois calendaire en publication directe, 30 jours chacune, et signale qu’un flux ou un ATS peut rendre une publication payante.

    Portée : France, article mis à jour le 30 septembre 2026.

    Réserve : Agences non éligibles aux comptes gratuits.

  • Déclaration de l’éditeur. L’aide de LinkedIn limite à une offre gratuite simultanée, active 14 jours au plus, avec un plafond de candidatures généralement compris entre 10 et 30.

    Portée : Aide en français, publication directe.

    Réserve : Le nombre d’offres sur 30 jours n’y est pas chiffré.

  • Déclaration de l’éditeur. Sous son onglet Entreprise, découpé par effectif, la grille de Hellowork affiche 0 € pour deux annonces au maximum et renvoie cabinets, intérim et ESN vers un devis.

    Portée : France, relevé du 5 novembre 2026, taxes non précisées.

    Réserve : Tranche d’effectif de l’offre gratuite non établie par le texte lu.

  • Fait lu. La CNIL recommande de disposer d’un système de traçabilité des opérations lorsque le nombre de données traitées le justifie.

    Portée : France, guide de 2023.

    Réserve : Sans seuil chiffré.

  • Notre avis. Le test du fichier et l’ordre des choix sont notre méthode et notre avis.

    Portée : Équipes internes françaises, hors intérim et recrutement de masse.

    Réserve : Aucune étude ne le valide.

    Daté du 5 novembre 2026.

  • Fait lu. Pour un vivier, le guide de la CNIL recommande de recueillir le consentement du candidat ; s’il se fonde sur son intérêt légitime, le recruteur doit informer les candidats et leur permettre de s’opposer facilement.

    Portée : France, guide de 2023, fiche sur la durée de conservation.

    Réserve : Recommandation de la CNIL ; version en ligne postérieure non lue.

  • Fait lu. L’article L.1134-5 du code du travail fixe à cinq ans la prescription de l’action en réparation d’une discrimination, à compter de sa révélation.

    Portée : France, Code du travail numérique, version mise à jour le 1er janvier 2017.

    Réserve : Légifrance non lu.