Managers
Que peut écrire un manager dans un dossier candidat ?
Pour qui : Vos managers écrivent des commentaires libres sur les candidats dans un outil ou un fichier. Vous voulez leur donner une consigne simple, sans leur faire suivre un cours de droit.
Ce qu’il pourrait relire devant le candidat. Un fait observé, rattaché à un critère du poste, et rien sans lien avec l’emploi.
Le candidat peut demander à accéder aux évaluations qui ont fondé la décision, et la CNIL prend pour exemple des fiches d’évaluation avec des zones de commentaires. Donnez cette consigne d’une ligne à vos managers avant leur premier commentaire : « J’écris ce que le candidat a dit ou fait, en lien avec le poste, comme s’il devait me relire. »
Notre avis
Donnez une seule consigne : écrivez ce que vous pourriez relire devant le candidat, c’est-à-dire ce qu’il a dit ou fait, rattaché à un critère du poste.
Pourquoi
- Le candidat peut demander l’ensemble des données le concernant, et en particulier les éléments qui ont fondé la décision, comme les évaluations, selon la CNIL.
- Une zone de commentaires figure dans un exemple de son guide : le recruteur devrait alors retirer le nom des auteurs, ce qui suppose que le contenu puisse être communiqué.
- Un réglage « note privée » limite qui la lit dans l’outil. Rien de ce que nous avons lu n’en fait une exception au droit d’accès.
Ce qui change le choix
La consigne ne change pas. Si une demande d’accès arrive sur un dossier délicat, avec des échanges entre évaluateurs par exemple, demandez conseil : la CNIL prévoit une appréciation au cas par cas du droit des tiers.
L’ordre à suivre
- Un fait observé, rattaché à un critère du poste.
- Une appréciation motivée.
- Jamais d’information sans lien avec l’emploi.
Comment reformuler un commentaire ?
Ces exemples sont fictifs. La première colonne montre ce qu’il vaut mieux éviter, avec la raison.
| À éviter | Pourquoi | À écrire |
|---|---|---|
| « Pas le feeling. » | Rien n’est vérifiable, ni utile à un collègue | « N’a pas donné d’exemple de gestion d’équipe malgré deux questions. » |
| « Jeune maman, sera absente. » | Situation de famille, sans lien avec le poste | Rien : retirez l’information |
| « Accent difficile, ne passera pas avec les clients. » | Peut renvoyer à l’origine, l’un des motifs interdits | Rien sur l’accent : retirez-le. Notez seulement ce que la mise en situation a montré, par exemple « L’explication du contrat est restée confuse pour le client joué par l’évaluateur. » |
| « Trop vieux pour l’équipe. » | L’âge figure parmi les motifs interdits | Rien sur l’âge : retirez-le. Si un critère du poste n’est pas rempli, écrivez seulement le fait observé, par exemple « A dit chercher un poste sans encadrement, or celui-ci en comporte. » |
Une note privée ou sur papier échappe-t-elle à la règle ?
Ne comptez pas dessus. Greenhouse décrit des notes privées visibles par certains administrateurs. Taleez cite trois niveaux de visibilité : publique, confidentielle, privée. Ces réglages disent qui les lit dans l’outil. Ils restent des données sur la personne, et nous n’avons rien lu qui les retire du droit d’accès.
Le papier suit la même logique. La CNIL écrit qu’une prise de notes manuscrites est concernée dès qu’elle est conservée ou classée dans un dossier. Seule une feuille volante non conservée sort du cadre. Ce n’est pas une méthode à recommander : un avis non conservé ne vous aidera pas à justifier un choix.
Que se passe-t-il si un candidat demande à lire ?
Le recruteur répond, pas le manager. La CNIL admet une synthèse à la place du document original. Elle indique qu’il devrait retirer ce qui identifie les auteurs des commentaires. Si cela ne suffit pas à protéger les droits des tiers, il peut refuser, en motivant sa décision. La page sur les notes et les scores détaille ce point.
Un commentaire circule aussi autrement : chez Teamtailor, les commentaires font partie des informations cochées par défaut quand un profil est partagé par lien. C’est une raison de plus d’écrire sobrement.
Limites de cette page
Cette page donne une consigne de rédaction et ne remplace pas un conseil sur une demande réelle. Les exemples sont fictifs. Le guide de la CNIL date de janvier 2023, celui du Défenseur des droits de 2019 : une version plus récente peut exister.
Prochaine action
Envoyez la consigne d’une ligne à vos managers avant le prochain poste. Relisez ensuite une dizaine de commentaires existants et retirez ce qui n’a pas de lien avec l’emploi, sauf si une demande d’accès est en cours : dans ce cas, demandez conseil.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : guide de la CNIL sur le recrutement (janvier 2023), guide du Défenseur des droits (2019), articles d’aide de Greenhouse et Teamtailor, page de fonctionnalités de Taleez.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.
Fait lu. Le guide de la CNIL indique qu’un candidat peut demander l’ensemble des données le concernant et leur source, ainsi que celles ayant fondé une décision le concernant, comme les évaluations professionnelles, et que le recruteur peut les transférer sous forme de synthèse.
Portée : France, guide de janvier 2023.
Réserve : La communication ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Dans un exemple sur les fiches d’évaluation et les zones de commentaires, la CNIL écrit que le recruteur devrait retirer les éléments identifiant leurs auteurs, et qu’il peut refuser en motivant si cela ne suffit pas.
Portée : France, fiche sur les droits des candidats.
Réserve : Appréciation au cas par cas.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. La CNIL distingue les notes manuscrites conservées ou classées, soumises au RGPD, et une feuille volante non conservée, qui ne l’est pas.
Portée : France, guide de janvier 2023.
Réserve : Ne dit rien de l’intérêt probatoire de ces notes.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Le guide du Défenseur des droits énumère parmi les motifs prohibés l’âge, l’origine et la situation de famille, et exige un lien direct et nécessaire avec l’emploi pour les informations demandées.
Portée : France, guide de 2019.
Réserve : Textes légaux non relus sur Légifrance. La qualification d’un cas réel relève d’un conseil.
- Défenseur des droits : Pour un recrutement sans discrimination PDF créé en juin 2019, fichier daté du 20190703. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Dans la grille Greenhouse, les notes privées ne sont visibles que par les administrateurs de poste ou de site autorisés.
Portée : Page de septembre 2026.
Réserve : Réglage de visibilité, pas exception juridique.
- Greenhouse : Interviewer guide: How to use interview kits Last updated September 21, 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Taleez propose de choisir la visibilité des notes parmi publique, confidentielle ou privée.
Portée : France.
Réserve : Réglage de visibilité, pas exception juridique.
- Taleez : Fonctionnalités non datée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Le module de partage de Teamtailor liste les commentaires parmi les informations sélectionnées par défaut.
Portée : Article d’aide de Teamtailor.
Réserve : Sections à décocher.
- Teamtailor : Share candidate profiles « Updated this week » au 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Notre calcul ou déduction. Déduire qu’une note privée reste accessible vient de notre lecture croisée du guide de la CNIL et des réglages d’outils : aucun texte lu ne traite ces réglages.
Portée : France.
Réserve : Le droit des tiers peut limiter la communication d’une note.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Greenhouse : Interviewer guide: How to use interview kits Last updated September 21, 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Notre méthode. La consigne d’une ligne et les reformulations sont nos propositions.
Portée : Commentaires fictifs.
Réserve : Non validés par un juriste.
Daté du 5 novembre 2026.