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Quel ATS

Interne ou cabinet

Un cabinet doit-il prévenir le candidat avant d’envoyer son CV à un client ?

Pour qui : Vous allez envoyer un CV à un client. Vous voulez savoir si le candidat doit l’avoir su avant, ou même accepté, et comment le prouver.

Prévenez-le. Le guide de la CNIL demande que les candidats sachent à quels destinataires, ou à quelles catégories de destinataires, leurs données sont communiquées, et il compte les clients des cabinets parmi ces destinataires. Il ne fixe pas, dans ce que nous avons lu, un accord à recueillir à chaque envoi.

Notre avis va un peu plus loin que ce texte : envoyez un message avant chaque présentation, en nommant le client quand c’est possible. Ce geste évite un candidat surpris, et il vous laisse une trace.

Notre avis

Ajoutez une étape traçable avant tout envoi : un message qui nomme le client et le poste, avec une réponse conservée. Le guide de la CNIL n’exige pas cela mot pour mot. Nous le recommandons parce qu’un candidat prévenu ne découvre pas sa candidature par son futur employeur.

Pourquoi

  • Le guide demande d’informer les candidats des destinataires ou des catégories de destinataires, et range les clients des cabinets parmi eux.
  • Il limite la transmission à ce qui est strictement nécessaire et au cadre du recrutement.
  • Il ne pose pas, dans ce que nous avons lu, un accord à recueillir pour chaque envoi : ne dites donc pas que c’est obligatoire.

Ce qui change le choix

Le client est confidentiel : vous pouvez décrire sa catégorie et le poste sans le nommer, en vérifiant le texte avec votre DPO, la personne chargée de la protection des données. Si le candidat refuse, n’envoyez pas.

L’ordre à suivre

  1. Information générale sur les destinataires : requise selon le guide.
  2. Message nommant le client avant l’envoi : notre recommandation.
  3. Client confidentiel : avertir sans le nommer, à examiner avec votre DPO.

Ce qui vient du guide, ce qui vient de nous

Ne mélangez pas les deux dans vos documents internes.

Deux niveaux à ne pas confondre
PointStatutD’où cela vient
Informer sur les destinataires ou leurs catégoriesÉcrit dans le guideFiche 6 p. 35, fiche 8 p. 45
Informer incombe au responsable de traitement, dont le cabinet pour ses viviersÉcrit dans le guideFiche 8 p. 44
Transmettre le strictement nécessaire, dans le seul cadre du recrutementÉcrit dans le guideFiche 6 p. 35
Un accord du candidat à chaque envoiNon trouvé dans notre lectureNe l’affirmez ni dans un sens ni dans l’autre
Un message avant chaque envoi, nommant le clientNotre recommandationRaison de confiance et de preuve

Une étape traçable, en quatre gestes

Elle se tient dans n’importe quel outil, même un tableur. Nicoka annonce un CV anonyme et le choix des pièces envoyées : la question à poser à votre éditeur est de savoir où la réponse du candidat se conserve.

  1. Écrivez au candidat. Poste, client ou catégorie de client, pièces qui seront envoyées.
  2. Conservez sa réponse au dossier. Avec la date. Un appel se note de la même manière. Sans réponse, notez votre message et sa date, et ne présentez pas le dossier tant que vous n’avez pas joint la personne : c’est notre recommandation, le guide ne la pose pas.
  3. Retirez ce qui n’est pas nécessaire. Adresse, photo ou autre donnée sans lien avec le poste, selon votre analyse.
  4. Notez l’envoi. Date, client, destinataire, pièces. Cette ligne répond à la question d’une personne qui exerce ses droits.

Après l’envoi, le client a ses propres obligations

Le guide précise que l’entreprise qui reçoit une sélection de CV issue du vivier du cabinet est responsable du traitement qu’elle constitue pour finaliser la présélection. Dites-le dans votre contrat, et prévoyez ce que le client fait des CV non retenus. La répartition des rôles a sa propre page.

Limites de cette page

Le guide date de 2023, et aucune version plus récente n’a été recherchée systématiquement. Nous n’avons pas lu de décision de la CNIL ni de jurisprudence sur ce point précis. Cette page ne remplace pas l’avis de votre DPO ou d’un conseil, surtout pour une recherche confidentielle.

Prochaine action

Ajoutez le message et la ligne d’envoi à votre processus, puis vérifiez que votre mention d’information cite bien vos clients comme destinataires. Pour une recherche confidentielle, faites valider la formulation par votre DPO. Si un candidat refuse, n’envoyez pas son dossier. S’il ne répond pas, attendez de l’avoir joint.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide de la CNIL sur le recrutement du 30 janvier 2023, fiche 6 en entier et fiche 8 sur l’information des candidats. Une version plus récente du guide n’a pas été recherchée systématiquement. Pages de Nicoka sur la présentation d’un candidat.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.