Coût
Que coûte de rester sur un tableur ?
Pour qui : Votre tableur ne vous envoie aucune facture. On vous dit pourtant qu’il vous coûte cher, sans jamais vous montrer le calcul.
Un tableur coûte surtout du temps et un risque d’oubli. Le montant dépend de vous : chronométrez un recrutement au lieu de lire une moyenne, car nous n’en connaissons aucune de fiable.
Dans notre exemple fictif, le temps pèse 1 230 € par an, moins que le prix de départ de 2 070 € HT par an d’un ATS comme We Recruit Essentiel. Ce résultat vient de nos hypothèses. Remplacez-les par vos heures.
Notre avis
Chronométrez votre prochain recrutement avant de croire un chiffre, le nôtre compris. Comparez ces heures à un abonnement, puis nommez à part les risques que le calcul ne capte pas.
Pourquoi
- Nous ne connaissons aucun chiffre fiable du temps perdu sur tableur, et nous n’en inventons pas.
- Le calcul donne une limite haute : il suppose qu’un ATS supprimerait toutes ces heures, ce que personne n’a mesuré ici.
- Un candidat perdu ou un CV gardé sans date de fin ne se résume pas à un coût horaire.
Ce qui change le choix
Si vos heures restent faibles et que rien ne se perd, gardez le tableur. Si un second recruteur écrit dans le fichier ou qu’un dossier s’est perdu sur un poste critique, rouvrez la question, quel que soit le résultat du calcul.
Exemple fictif : combien vaut le temps passé ?
Exemple fictif : l’entreprise E ouvre 6 postes par an. Sa responsable RH ressaisit et suit les candidatures 3 heures par poste, avec un coût horaire inventé de 35 €. Ses managers passent 2 heures par poste à chercher les dossiers et à répondre aux relances, avec un coût horaire inventé de 50 €.
| Ligne | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Suivi RH | 6 × 3 h = 18 h ; 18 × 35 € | 630 € |
| Temps des managers | 6 × 2 h = 12 h ; 12 × 50 € | 600 € |
| Total temps | 630 + 600 | 1 230 € |
| Abonnement de comparaison | We Recruit Essentiel, à partir de 2 070 € HT par an | 2 070 € |
| Écart | 2 070 − 1 230 | 840 € en faveur du tableur |
| Heures égalant l’abonnement, à 35 € | 2 070 ÷ 35 | 59,14 heures |
Pourquoi ce calcul reste-t-il une limite haute ?
Il suppose qu’un ATS ferait disparaître toutes ces heures. C’est faux par construction : un outil demande un paramétrage, une formation et une saisie. Nous n’avons mesuré aucun gain. Les 59,14 heures valent pour cet exemple seulement : elles ne fixent aucune règle, et ce résultat n’est pas un objectif à atteindre.
Quels risques le calcul ne capte-t-il pas ?
Nommez-les, sans leur donner de prix que vous ne pouvez pas justifier.
| Risque | Comment le voir | Ce qu’il peut coûter |
|---|---|---|
| Candidature oubliée | Une candidature sans réponse, un retour arrivé trop tard | Le poste, ou un candidat retenu ailleurs |
| Source inconnue | Personne ne sait d’où vient l’embauche | Des annonces payées sans lien avec un résultat |
| CV sans date de fin | Lignes sans date de dernier contact | Un manquement à votre durée de conservation |
| Fichier à plusieurs mains | Des valeurs écrasées, plusieurs versions | Une décision prise sur un dossier faux |
Et la conservation des données ?
Un tableur contient des données personnelles au même titre qu’un logiciel. La CNIL recommande, pour un vivier de candidats gardés pour de futurs postes, une durée qui ne dépasse en principe pas deux ans après le dernier contact. C’est une recommandation : fixez votre durée, documentez-la et ajoutez une colonne pour l’appliquer.
Limites de cette page
Les heures, le nombre de postes et les coûts horaires sont inventés. Nous n’avons pas mesuré le temps passé sur tableur, ni le gain d’un ATS, et nous ne chiffrons pas le risque. Le prix de We Recruit est un prix de départ, avec une taille d’entreprise non écrite à côté du montant.
Prochaine action
Sur votre prochain recrutement, notez les minutes de chaque personne dans le tableau, puis multipliez par vos coûts horaires et vos postes annuels. Si vous êtes seul et que rien ne s’est perdu, gardez le tableur en ajoutant une date de fin par candidat.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : page de tarifs de We Recruit et guide de la CNIL sur le recrutement. Aucun temps n’a été mesuré chez une entreprise réelle.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.
Déclaration de l’éditeur. We Recruit affiche Essentiel à partir de 2 070 € HT par an, avec engagement annuel.
Portée : France, lu le 5 novembre 2026.
Réserve : Prix de départ, taille d’entreprise non écrite.
- We Recruit : Tarifs du logiciel de recrutement non datée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. La CNIL recommande pour alimenter un vivier une durée qui n’excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact.
Portée : France, guide de 2023.
Réserve : Recommandation : aucun texte légal lu ne fixe deux ans.
- CNIL : Guide recrutement : les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses Publié le 30 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. 6 × 3 × 35 = 630, 6 × 2 × 50 = 600, leur somme vaut 1 230, 2 070 − 1 230 = 840 et 2 070 ÷ 35 = 59,14 à deux décimales.
Portée : Exemple fictif.
Réserve : Limite haute, ni seuil ni prévision.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre méthode. La mesure par chronométrage et le relevé des risques sur vos dossiers constituent notre méthode.
Portée : Petites équipes internes et cabinets français.
Réserve : Aucune étude ne la valide.
Daté du 5 novembre 2026.