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Quel ATS

Interne ou cabinet

Un cabinet peut-il démarrer avec un CRM généraliste ?

Pour qui : Vous lancez un cabinet ou vous êtes encore petit. Vous avez déjà un CRM généraliste pour vos clients et vous vous demandez si vos candidats peuvent y entrer.

Oui, pour démarrer, tant que vous êtes seul et que vos candidats restent peu nombreux. Un CRM généraliste suit très bien vos clients et vos ventes. Pour les candidats, vérifiez dans le vôtre la date de fin de conservation, l’alerte de doublon et la diffusion d’offres : nous n’avons lu aucun CRM généraliste. S’il ne les gère pas, c’est à vous d’écrire ces règles.

Changez d’outil dès qu’un deuxième consultant arrive sur les mêmes clients.

Notre avis

Démarrez avec votre CRM si vous êtes seul et que vos candidats restent peu nombreux. La condition est d’écrire vos règles avant le premier import : sinon, le fichier deviendra vite un vivier dont vous ne connaissez plus ni la date ni l’origine de chaque fiche.

Pourquoi

  • Votre premier enjeu est de vendre : un CRM que vous savez déjà utiliser sert ce besoin.
  • Le guide de la CNIL ne fait aucune différence selon le support : un candidat dans un CRM reste un traitement de données soumis aux mêmes principes.
  • Le passage à un outil dédié coûte peu de reprise tant que le fichier est petit et propre.

Ce qui change le choix

Un deuxième consultant arrive, ou un même candidat revient sur plusieurs mandats : passez à un outil qui relie mandats et candidats.

L’ordre à suivre

  1. CRM généraliste et règles écrites : pour démarrer, seul, avec peu de candidats.
  2. Édition d’entrée d’un outil de recrutement : si vos candidats reviennent sur plusieurs mandats.
  3. CRM et ATS réunis : dès que plusieurs consultants partagent clients et candidats.

Six règles à écrire avant le premier candidat

Le guide de la CNIL précise que la notion de traitement ne dépend pas du support, papier ou logiciel. Votre CRM n’est donc pas une zone à part.

  1. Une fiche Candidat séparée des contacts clients. Vous ne devez pas envoyer une campagne de vente à un candidat. Le guide cite ce type de réutilisation comme incompatible avec la finalité initiale.
  2. Un seul enregistrement par personne. Cherchez par adresse e-mail et par téléphone avant de créer une fiche.
  3. Un champ source et une date de dernier contact. Sans eux, vous ne pouvez ni informer correctement ni appliquer une durée.
  4. Une durée écrite. Le guide recommande de ne pas dépasser en principe deux ans après le dernier contact pour un vivier.
  5. Un rappel de suppression. Le guide demande des mesures pour supprimer régulièrement les données, une fois la durée atteinte.
  6. Pas de numéro de sécurité sociale. L’article R. 5323-9 l’exclut de ce qu’un organisme privé de placement peut collecter, dans la reproduction que nous avons lue.

L’autre voie : l’édition d’entrée d’un outil de recrutement

Avant d’importer vos candidats, regardez aussi ce que coûte un outil de recrutement. Zoho Recruit affiche une édition gratuite qu’il décrit pour les recruteurs indépendants ou les débuts de cabinets, limitée à 1 offre active. Son édition Standard coûte 25 € par utilisateur et par mois, facturés à l’année, taxes en sus, avec 100 offres actives. Si vous tenez plusieurs mandats à la fois, la limite d’une offre active arrive vite. Nous n’avons pas établi comment Zoho rattache une offre à un client : posez la question.

Signes que le CRM a fait son temps

Trois situations rouvrent la question. Deux personnes écrivent dans le fichier et se découvrent sur le même candidat. Vous publiez sur plusieurs sites d’emploi et recopiez les réponses à la main. Un candidat revient sur plusieurs mandats et son historique se perd entre les fiches. Dans ces cas, faites passer le test des quatre fonctions aux outils de cabinet.

Limites de cette page

Nous n’avons comparé aucun CRM généraliste, et nous ne disons pas lequel convient. Les règles ci-dessus sont une démarche proposée, qui ne vaut pas conformité. Le texte du Code a été lu sur le Code du travail numérique, sans confrontation à Légifrance.

Prochaine action

Écrivez les six règles sur une page et créez les champs avant le premier import. Si vous avez déjà plusieurs consultants sur les mêmes clients, ne commencez pas : passez directement au test des outils de cabinet.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : guide de la CNIL (fiches 1, 8 et 9), article R. 5323-9 du Code du travail sur le Code du travail numérique, page de tarifs de Zoho Recruit. Aucun CRM généraliste n’a été lu ni testé, Légifrance n’a pas pu être consulté.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun logiciel n’a été testé. Notre méthode, connexions relevées et prix relevés.

  • Fait lu. Le guide de la CNIL indique que la notion de traitement ne fait pas de différence selon le support, dossier papier ou solution logicielle.

    Portée : Guide CNIL du 30 janvier 2023, fiche 1, p. 5.

    Réserve : Principe général.

  • Fait lu. Le guide donne en exemple qu’une réutilisation de données de candidats pour une campagne de prospection commerciale ne serait pas compatible avec la finalité initiale.

    Portée : Guide CNIL, p. 9.

    Réserve : Vise la prospection commerciale, pas l’approche d’un candidat.

  • Fait lu. Pour un vivier, le guide recommande de ne pas dépasser en principe deux ans à compter du dernier contact, et demande des mesures pour supprimer régulièrement les données à l’épuisement des durées.

    Portée : Guide CNIL, fiche 1, p. 5, et fiche 9, p. 51-52.

    Réserve : Recommandation, pas une durée légale.

  • Fait lu. Selon l’article R. 5323-9, l’organisme privé de placement collecte les données nécessaires à l’activité de placement, à l’exception du numéro d’inscription au répertoire national d’identification.

    Portée : Reproduction du Code du travail numérique, mise à jour affichée du 1er mai 2008.

    Réserve : Non confronté à Légifrance.

  • Déclaration de l’éditeur. Zoho Recruit affiche une édition gratuite à 1 offre active et une édition Standard à 25 € par utilisateur et par mois, facturés à l’année, hors taxes locales, à 100 offres actives.

    Portée : Euros, annuel, taxes en sus, lu le 5 novembre 2026.

    Réserve : Onglet cabinet déduit du texte de la page.

  • Notre méthode. Les six règles forment une démarche proposée par nos soins.

    Portée : Cabinet qui démarre seul.

    Réserve : Ne garantit aucune conformité.

    Daté du 5 novembre 2026.